Pièce commune aux internautes du monde entier, la boite mail est une composante essentielle de l'univers de notre web. Cependant, cette utilisation mérite souvent d'être optimisée afin d'apprécier le confort que peut procurer le courrier électronique. En effet, s'il suffit de quelques minutes pour paramétrer une boîte mail pour se simplifier la vie au quotidien, le tri du courrier, les envois, la sécurité sont des points à ne surtout pas négliger.
Vous croyez tout savoir sur la boite mail ? C'est possible ! En tout cas, voilà 11 conseils pour bien utiliser les fonctionnalités de votre messagerie électronique.
Bien démarrer
Pour bien vivre l'email, ne croyez pas qu'il faille se contenter de lire et de recevoir ses messages. Tout comme pour votre courrier "papier", vous aurez assez rapidement besoin d'une bonne organisation pour ne pas vous retrouver débordé. Autant prendre les bonnes habitudes tout de suite !
- Plusieurs adresses e-mails
En plus de votre boite mail principale (généralement dédiée aux échanges avec votre famille et vos amis), n'hésitez pas à en créer un supplémentaire pour vos activités professionnelles et/ou recherche d'emploi. Vous veillerez dans ce cas à rester sobre en choisissant votre nom et prénom ou l'initiale de votre prénom et votre nom : jean.dubois@.... ou encore j.dubois@....
Pour les achats en ligne, les abonnements aux newsletters, les groupes de discussion et les inscriptions sur les forums, vous pouvez créer une boîte mail supplémentaire. Dans ce cas, évitez d'être trop aisément identifiable pour préserver votre vie privée (un pseudo fera parfaitement l'affaire ici).
Enfin, dans certains cas, il peut être opportun de créer une boite mail "poubelle" destinée à ne recevoir que du courriel sans importance. - Nettoyage régulier
Lisez quotidienement vos courriels et supprimez immédiatement ceux que vous ne souhaitez pas archiver. Pour les mails reçus d'inconnus, jetez-les sans même les ouvrir. Pensez également à effacer les mails envoyés puis à vider la "corbeille" avant de refermer votre boite.
- Simplifiez-vous la vie
Pour une bonne organisation, vous pouvez créer des dossiers par type de contact : "famille", "amis", "collègues", etc. N'hésitez pas à en faire autant dans toutes vos boites mails pour classer les messages que vous souhaitez conserver.
Pour ne pas perdre du temps, vous pouvez également grouper l'envoi de vos emails identiques s'ils sont destinés à plusieurs personnes (invitations, voeux, etc). Dans votre carnet d'adresses, vous n'avez qu'à créer des groupes en y ajoutant les adresses mails de vos destinataires. Il vous suffira alors d'un clic pour faire votre envoi groupé. - Trier et filtrer,
L'utilisation des "filtres" vous permet de trier automatiquement les messages dès leur arrivée. Cela vous permet par exemple de regrouper tous les mails provenant d'une personne dans un dossier spécifique ou encore de filtrer tous les courriers dont l'objet contient le mot de votre choix.
Gmail classe automatiquement vos mails depuis fin mai 2013 via plusieurs onglets : "Principale", "Réseaux sociaux", "Promotions","Mises à jour" et "Forums". L'objectif est de vous faciliter le tri en évitant de se retrouver noyeé de courriels. Certains messages (les newsletters, par exemple) peuvent ainsi se retrouver automatiquement classé dans l'onglet "Promotions" au lieu d'attérir dans votre boite de réception. Pour éviter que cela ne se reproduise, cliquez sur l'onglet "Promotions" de votre boîte mail. Sélectionnez le message injustement classé vers l'onglet "Principale" puis glissez-le vers l'onglet "Principale". Pour terminer, cliquez sur "oui" pour valider la demande de modification permanente.
Sécurité avant tout
Plus qu'ailleurs, la sécurité sur Internet doit être une de vos préoccupations majeures. Imaginez qu'un(e) gredin arrive à deviner votre mot de passe et à le changer, vous n'avez plus accès à vos courriels et vous pouvez dire adieu à votre vie privée idem pour vos contacts. Il est donc vital d'être très pointilleux sur ce point.
- Le mot de passe
Idéalement, votre mot de passe être composé d'au minimum huit caractères et être composé de chiffres, de lettres (en alternant minuscules et majuscules) et de symboles. Même si cela peut sembler évident, ne notez jamais vos mots de passe sur un papier à côté de votre ordinateur.
Evitez surtout d'utiliser le même mot de passe pour vos différentes boites mails et les sites sur lesquels vous vous inscrivez. "A chaque accès, son mot de passe" doit être une règle de sécurité intangible. Si cela vous semble trop compliqué ou impossible à mémoriser, vous pouvez utiliser un service gratuit du type Dashlane qui gérera tous vos accès en toute sécurité. - La question secrète
A la création d'une boite mail, vous devez répondre à une question secrète (ou question de sécurité) qui vous servira si vous oubliez votre mot de passe. Si cela se produit, vous répondez à cette question et vous changez de mot de passe aussitôt. Pour protéger vos comptes mail, choisissez une question auquel personne d'autre que vous puisse avoir la réponse. Pour corser la difficulté, vous pouvez entrer la réponse en inversant les lettres !
- Les pièces jointes
Les virus informatiques peuvent se transmettre via les pièces jointes des courriels. Un antivirus gratuit et à jour pourra les détecter et vous en débarasser sans intervention de votre part. Sachez que même vos amis peuvent, à leur insu, vous transmettre des fichiers infectés. N'ouvrez jamais un courriel provenant d'un inconnu, surtout s'il contient une pièce jointe.
- Le spam
Les courriers indésirables (ou spam) sont automatiquement classés dans le dossier "spam" de votre boite mail. Il se peut que certains envois "fiables" arrivent néanmoins dans ce dossier. Il vous suffit d'ajouter l'adresse mail consernée à votre carnet d'adresse pour éviter que cela ne se reproduise.
Un peu de savoir-vivre
Sur le web, il existe des conventions qui permettent de vivre en bonne intelligence avec ses contacts. Il ne vous viendrait pas à l'idée d'envoyer 10 lettres par jour à la même personne ni d'inonder toute votre famille de copies des lettres que vous recevez. Sur le web, c'est "presque" pareil !
- La copie cachée
Lorsque vous envoyez un mail à plusieurs personnes différentes, il se peut qu'une d'entre elles n'ait pas envie que son adresse soit connue de tout le monde, surtout si les différents destinataires ne se connaissent pas. Dans ce cas, inscrivez toutes les adresses dans le champ "Cci" (Copie carbone invisible). Chaque destinataire recevra votre mail sans savoir que d'autres l'ont également reçu.
- Les transferts de mails
Même si la tentation peut être grande de partager certains mails avec vos contacts, abstenez-vous de leur renvoyer systématiquement les blagues du moment. D'abord parce que nous n'êtes pas le seul à le faire et parce que c'est finalement très pénible de recevoir chaque jour des dizaines de diaporamas de chatons dans un panier, des blagues lourdingues ou des vidéos "insolites".
- Les hoax (canulars)
L'appel pour venir en aide à une petite fille qui a besoin d'une greffe de moelle, pour retrouver un jeune homme gravement malade ou la mise en garde face à un virus informatique incontrôlable sont des hoax célèbres qui se parcourent le Net depuis des décennies. Le plus souvent, ces messages font appel à la solidarité des internautes et ils vous invitent simplement à transférer le courriel à un maximum de vos contacts. Le but pour les auteurs est de récupérer un maximum d'adresses mail pour ensuite mieux vous spammer. En cas de doute, vérifier si ce message n'est pas recensé sur www.hoaxbuster.com qui recense tous les canulars du Web.
Dans la même veine, ne répondez jamais aux chaînes du type "renvoie ce mail à dix personnes sinon tu seras malheureux en amour pendant 10 ans" pour les même raisons évoquées plus haut.
Conclusion
Rien de bien nouveau me direz-vous à la lecture de ce billet et vous aurez peut être raison si vous utilisez le Net depuis des années. Seulement, bon nombre de personnes découvrent Internet chaque jour et toutes sont pas aguerries des bonnes pratiques en matière de mail. Si vous en connaissez autour de vous, je vous invite à leur faire lire ces quelques conseils, histoire de bien les accompagner. Merci d'avance !
